Mô tả công việc:
- Phối hợp bộ phận Kỹ thuật lập bảng chỉ số điện, nước Khu căn hộ, Khu thương mại, Khu công cộng chuyển về Hành chính văn phòng phát hành thông báo phí khách hàng.
- Theo dõi, kiểm tra chỉ số, nếu chỉ số phát sinh bất thường báo ngay bộ phận Kỹ thuật kiểm tra lại đồng hồ.
- In giấy báo, hóa đơn điện nước gửi về Hành chính văn phòng làm thanh toán và phân bổ chi phí.
- In biên nhận thanh toán phí cho khách hàng và hàng ngày đối chiếu doanh thu với Thủ quỹ.
- Lập báo cáo thu phí bằng tiền mặt, post, ngân hàng đối chiếu với kế toán hàng tuần và cuối tháng.
- Lập danh sách các căn hộ chưa thanh toán gửi về Hành chính văn phòng gửi thông báo nhắc phí lần 2, gửi lễ tân thông báo đến khách hàng và chuyển cho bộ phận Kỹ thuật cắt dịch vụ (theo từng thời gian quy định cụ thể).
- Nhận thông tin từ Hành chính CSKH những xe ngưng đậu và lập báo cáo trừ tiền.
- Cuối tháng đối chiếu phí đã thu, chưa thu với Phòng Kế toán.
- In báo cáo và gửi về văn phòng trình ký.
- Thu phí và lập báo cáo thu hàng ngày. Tổng hợp hàng tuần nộp cho Thủ quỹ Công ty.
- Tiếp nhận và trực tiếp xử lý các vấn đề liên quan về thu phí.
- Cập nhật chính xác cư dân mới vào ở, căn hộ chuyển nhượng (theo đúng mẫu và có bản photo hợp đồng chuyển nhượng mua bán hoặc hợp đồng thuê nhà do chủ hộ cho thuê), báo cáo hàng tuần để văn phòng cập nhật thông tin khách hàng và các khoản phí phải thu phát sinh.
- Tiếp nhận thông tin khách hàng chuyển đi (báo ngay tới chủ hộ), lập bảng tạm tính chốt chỉ số điện, nước và thu hồi công nợ (nếu có).
- Cập nhật số điện thoại cư dân thường xuyên và báo cáo về văn phòng để thông báo phí đến khách hàng.
- Hướng dẫn cư dân thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng.
- Thực hiện đăng ký/ hủy định mức nước cho cư dân khi đã tập hợp đầy đủ hồ sơ.
- Lập báo cáo gửi về văn phòng hàng tháng để hành chính tính toán tiền nước phát sinh.
- Nhận và chuyển hồ sơ, tài liệu.
- Quản lý, theo dõi toàn bộ công văn, tài liệu, hồ sơ, hợp đồng tại dự án…. (file cứng và file scan).
- Chấm công và theo dõi ngày phép, ngày tăng ca của nhân viên phòng DVQLBĐS làm việc tại dự án gửi về Công ty.
- Tập hợp các hồ sơ (hóa đơn, biên bản nghiệm thu, chấm công, đánh giá, đào tạo…) của đơn vị dịch vụ (bảo vệ, vệ sinh, nhà xe…) gửi về văn phòng làm hồ sơ thanh toán.
- Tiếp nhận đơn đề nghị thi công sửa chữa khách hàng, chuyển bộ phận Kỹ thuật , Trưởng ban xem xét và chuyển về văn phòng ký duyệt.
- Lập biên bản giao nhận tiền đặt cọc thi công khách hàng/ Đơn vị thi công sau khi đơn đã được duyệt.
- Lập hồ sơ đề nghị hoàn tiền kỹ quỹ thi công cho khách hàng bằng tiền mặt/ chuyển khoản (hồ sơ bao gồm: biên bản nghiệm thu, biên bản nhận tiền đặt cọc, giấy đề nghị thanh toán, giấy giới thiệu và CMND người nhận tiền nếu hoàn bằng tiền mặt….).
- Hướng dẫn và giải quyết những thắc mắc của cư dân liên quan đến phí dịch vụ, đăng ký định mức nước, đăng ký thay đổi tên đồng hồ điện, thay đổi số điện thoại sử dụng ứng dụng HLL Resident.
- Tham gia vào công tác tổ chức các chương trình HNNCC, hoạt động sự kiện tại Khu căn hộ.
- Soạn thảo các công văn, thông báo của Ban quản lý ban hành tại dự án.
- Hỗ trợ Trưởng Ban Quản Lý trong công tác quản lý vận hành Khu căn hộ.
- Thực hiện các công việc phát sinh khác.
Yêu cầu công việc:
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các ngành Hành chính, Quản trị Văn phòng, Kế toán và các ngành khác liên quan.
- Độ tuổi: Không quá 40 tuổi
- Sử dụng thành thạo tin học Văn phòng.
- Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kỹ năng thuyết phục và thương lượng.
- Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc.
- Tiếp nhận các công việc được giao và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
- Lưu trữ hồ sơ rõ ràng và có hệ thống.
- Truyền đạt thông tin của khách hàng đến nhân sự phụ trách chính xác và kịp thời.
- Kết hợp và hỗ trợ các bộ phận khác khi có nhu cầu nhằm đưa công việc đạt hiệu quả cao nhất.
- Tuyệt đối bảo mật các thông tin thuộc Phòng dịch vụ quản lý Bất động sản.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, gọn gàng, ngăn nắp.
- Chịu khó học hỏi và quan sát công việc.
- Có tinh thần trách nhiệm, tích cực và chủ động trong công việc.
- Báo cáo trung thực và khách quan về các công việc thực hiện tại dự án.
- Hòa đồng, nhiệt tình.
- Khả năng làm việc ở cường độ cao và chịu áp lực tốt.
- Tính gắn kết lâu dài.
- Tác phong tự tin, chuyên nghiệp.